Privacyverklaring

Slimsync VOF ("Slimsync", "wij" of "ons") hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze website slimsync.nl bezoekt, contact met ons opneemt of gebruikmaakt van onze diensten, met welk doel en op welke grondslag wij dat doen, hoelang wij de gegevens bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Slimsync VOF, Ernst Bagelaarstraat 4, 5246 VN Rosmalen (KvK 42100828, btw-nummer NL869278714B01, vestigingsnummer 000066044871). U kunt ons bereiken via contact@slimsync.nl of +31 6 21 32 11 09. Slimsync is niet wettelijk verplicht een functionaris voor de gegevensbescherming aan te stellen en heeft deze niet aangesteld; voor privacyvragen kunt u terecht via bovenstaande contactgegevens.

2. Welke gegevens verwerken wij, waarvoor en op welke grondslag?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder genoemde doeleinden. Wij verkrijgen deze gegevens in de regel rechtstreeks van u.

a. Bezoek aan onze website

Wanneer u de website bezoekt, verwerkt onze hostingpartner Strato AG (gevestigd in Duitsland, met servers binnen de EU) technische gegevens zoals uw IP-adres, browsertype en het tijdstip van bezoek in serverlogbestanden. Doel: het beveiligen, beschikbaar houden en verbeteren van de website. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij een veilige en goed functionerende website. Onze website plaatst geen tracking- of analytische cookies (zie artikel 6).

b. Contact via het formulier of e-mail

Wanneer u het contactformulier invult of ons e-mailt, verwerken wij uw naam, uw e-mailadres, (optioneel) uw bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht. Doel: uw vraag beantwoorden en met u communiceren, en waar het een aanvraag betreft het nemen van maatregelen vóór een eventuele overeenkomst. Grondslag: uw toestemming, ons gerechtvaardigd belang bij het afhandelen van uw verzoek en/of het nemen van precontractuele maatregelen (art. 6 lid 1 sub a, sub f en sub b AVG). Het verstrekken van uw naam, e-mailadres en bericht is noodzakelijk om uw verzoek te kunnen behandelen; zonder deze gegevens kunnen wij niet reageren. Het contactformulier wordt technisch afgehandeld door Web3Forms (zie artikel 4).

c. Opdrachtgevers en geïnteresseerden

Bent u klant of contactpersoon van een (potentiële) klant, dan verwerken wij gegevens zoals naam, functie, zakelijke contactgegevens, correspondentie en gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de opdracht en onze administratie (waaronder facturatiegegevens). Doel: het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst, facturatie en het voeren van onze administratie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b), het voldoen aan een wettelijke verplichting zoals de fiscale bewaarplicht (sub c) en ons gerechtvaardigd belang bij relatiebeheer (sub f).

d. Persoonsgegevens binnen opdrachten

In het kader van onze dienstverlening (AI-integratie) kunnen wij, in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever, persoonsgegevens verwerken die zich in diens systemen of gegevens bevinden. In dat geval treedt Slimsync op als verwerker en de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke; hierop is een verwerkersovereenkomst van toepassing en niet deze privacyverklaring.

e. Sollicitaties

Als u solliciteert, verwerken wij de gegevens die u ons verstrekt (zoals cv en motivatie). Doel: het doorlopen van de sollicitatieprocedure. Grondslag:uw toestemming en het nemen van maatregelen vóór een eventuele arbeidsovereenkomst.

3. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. Indicatief:

• contactberichten: tot maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij hieruit een klantrelatie ontstaat;
• administratieve en fiscale gegevens (waaronder facturen): 7 jaar, op grond van de wettelijke fiscale bewaarplicht;
• klantgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang nodig voor nazorg, garantie en aantoonbaarheid, met inachtneming van wettelijke termijnen;
• sollicitatiegegevens: tot 4 weken na afronding van de procedure, of met uw toestemming maximaal 1 jaar.

4. Verstrekking aan derden en verwerkers

Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dat nodig is voor de genoemde doeleinden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Wij maken onder meer gebruik van:

• Web3Forms — technische afhandeling en doorzending van via het contactformulier verzonden berichten;
• Strato AG (Duitsland, servers binnen de EU) — hosting van de website en opslag van serverlogbestanden;
• onze e-mail- en kantoorsoftware — voor onderlinge communicatie en administratie;
• Google Fonts — voor het weergeven van lettertypen laadt de website lettertypebestanden van servers van Google, waarbij uw IP-adres aan Google kan worden doorgegeven.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Voor zover een van onze dienstverleners persoonsgegevens (mede) buiten de EER verwerkt — bijvoorbeeld in de Verenigde Staten — gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen in de zin van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de door de Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). U kunt bij ons opvragen welke waarborgen van toepassing zijn.

6. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt geen tracking-, advertentie- of analytische cookies en volgt uw surfgedrag niet. Wij gebruiken uitsluitend functionele, lokale opslag (localStorage) om uw taalvoorkeur (Nederlands/Engels) te onthouden. Deze gegevens blijven in uw eigen browser en worden niet naar ons of naar derden verzonden. U kunt deze opslag op elk moment wissen via uw browserinstellingen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), toegangsbeperking en een zorgvuldige selectie van verwerkers. Mocht er ondanks onze maatregelen een datalek plaatsvinden, dan handelen wij conform onze wettelijke verplichtingen, waaronder waar vereist melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene.

8. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie (correctie);
• recht op verwijdering ("recht op vergetelheid");
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar tegen de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
• recht om een gegeven toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt een verzoek indienen via contact@slimsync.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Ter controle van uw identiteit kunnen wij om aanvullende gegevens vragen.

9. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan gerust contact met ons op. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.

12. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem contact op via contact@slimsync.nl of +31 6 21 32 11 09.